اعلام شرح وظایف حوزه اجرایی دبیرخانه سومین گفتمان

با سلام

شرح وظایف معاونت ها و کمیته های حوزه اجرایی بمنظور آگاهی و اطلاع رسانی عمومی به شرح ذیل اعلام می گردد:

• قائم مقام دبیراجرایی

۱- حق امضای کلیه مکاتبات داخلی به غیر از قراردادهای مالی و حکم های مسئولیت

۲ – با هماهنگی دبیر اجرایی حق عزل مدیران کمیته ها را دارد

۳ – دبیر جلسات مدیران کمیته ها می باشد

۴ – در غیاب دبیر اجرایی مسئول برگزاری برنامه ها و جلسات می باشد

۵  -با هماهنگی دبیر اجرایی حق صدور دستورات لازم را نسبت به تمامی کمیته ها را دارد

۶  -حق حضور و مشارکت در تمامی جلسات کیمته ها را دارد

۷  -حق پیشنهاد افراد متخصص و متعهد را جهت انتصاب بعنوان مدیر کمیته دارد

۸ – قائم مقام مسئول ایجاد هماهنگی کلی در تمامی کمیته ها و معاونت ها می باشد

۹- انجام سایر دستورات محوله

• معاونت اداری و هماهنگی

 ۱-  صدور کارت شناسایی ویژه اعضای حوزه اجرایی

۲  -بستر سازی و ارائه خدمات رفاهی ویژه تمامی اعضاء

۳  -بایگانی صورتجلسات و لیست های حضور و غیاب

۴ – برنامه ریزی و اجرای برنامه های جنبی

۵ – هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی و خارجی

۶  -دعوت از مدعوین جهت شرکت در جلسات و برنامه ها

۷  -صدور گواهینامه های آموزشی

۸- انجام سایر دستورات محوله

• معاونت نظارت و ارزیابی عملکرد

۱  -نظارت بر دو شیوه انفرادی و گروهی

۲  -اجراء و نظارت بر طرح شاخص های ارزیابی عملکرد کمیته ها

۳ – مسئول ثبت حضور و غیاب جلسات و برنامه ها

۴ – حق حضور در تمامی جلسات کیمته ها را دارد

۵  -ارائه گزارش مکتوب تخلفات و… به شخص دبیر اجرایی

۶  -ارزیابی عملکرد گروهی و انفرادی در ۶ ماهه اول و دوم سال و اعلام نتایج برترین ها

۷- انجام سایر دستورات محوله

• کمیته ارتباطات و امور رسانه‌ای

۱  -پوشش خبری تمامی جلسات و برنامه های داخلی و خارجی دبیرخانه

۲  -پوشش رسانه ای تمامی جلسات و برنامه های داخلی و خارجی دبیرخانه

۳  -راه اندازی و فعال سازی شبکه های مجازی و کمپین ها

۴ – اطلاع رسانی عمومی برنامه ها و فرخوان ها

۵ – ساماندهی سایت و اپلیکیشن

۶  -آموزش و توانمندسازی اعضای کمیته

۷ -ساخت مستند و کلیپ های تصویری

۸ -ایجاد ستاد خبری ویژه سومین گفتمان

۹  -بسترسازی و برگزاری نشست خبری ب حضور اصحاب رسانه

۱۰  -عدم انتشار هرگونه عکس، خبر، فیلم و محتوا

۱۱  -بهره برداری از سامانه پیامکی

۱۲  -ایجاد آرشیو منظم

۱۳-  انجام سایر دستورات محوله

• کمیته تبلیغات و انتشارات

۱ – طراحی کلیه پوستر های تصویری

۲  -چاپ

۳ – اینفوگرافی

۴  – ایجاد آرشیو منظم

۵  -آموزش و توانمندسازی اعضای کمیته

۶- انجام سایر دستورات محوله

• کمیته تدارکات و پشتیبانی

۱ – تهیه پذیرایی و ملزومات کلیه جلسات و برنامه های دبیرخانه

۲  -آماده سازی لیست و برچسب کد اموال

۳  -طراحی صحنه و دکور

۴  -بررسی نیازها و رفع اقلام کمیته ها

۵ – همکاری و ارائه لیست اقلام کل دبیرخانه در کمیته برنامه و بودجه

۶- انجام سایر دستورات محوله

• کمیته برنامه و بودجه

۱  -ثبت تمامی فاکتورها مالی

۲  -جذب منابع و سرمایه پذیری بصورت مادی و معنوی

۳ – تعیین و تأمین بودجه و برنامه ریزی مالی

۴  -آماده سازی قراردادهای مالی و اسپانسر ها

۵ – جذب حامیان مادی و معنوی

۶- انجام سایر دستورات محوله

• کمیته تشریفات و انتظامات

۱ – میزبانی و تشریفات از مسئولین ویژه

۲-  تشریفات برنامه‌های مهم دبیرخانه

۳ – نظم دهی بر کلیه جلسات و برنامه های دبیرخانه

۴  -آموزش و توانمندسازی اعضای کمیته

۵ –  همکاری جدی با معاونت نظارت و ارزیابی عملکرد

۶- انجام سایر دستورات محوله

• کمیته خلاقیت و فناوری اطلاعات

۱- توجه به فرآیند خلاقیت اعم از‌: حقیقت یابی، پالایش، تجزیه و تحلیل، ایده یابی، راه حل یابی، دریافت بازخوردها در برگزاری تمامی برنامه های اصلی و جنبی دبیرخانه

۲- لزوم خلاقیت و نوآوری در تمامی برنامه های مربوط به دبیرخانه بویژه مراسم اختتامیه

۳- مطالعات و پژوهش در حوزه خلاقیت و ارائه نتایج به معاونت ها و کمیته های حوزه اجرایی

۴- توجه جدی به ایده پردازی در زمینه های مختلف

۵- مطالعه، طراحی، توسعه، پیاده‌سازی، پشتیبانی یا مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه، خصوصاً برنامه‌های نرم‌افزاری و سخت افزار رایانه

۶- توجه جدی به شش حوزه جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، پردازش، حفاظت، انتقال و نمایش اطلاعات مربوط به دبیرخانه

۷- ایجاد و توسعه نرم افزارهای های لازم اعم از : اتوماسیون اداری، حسابداری و…

۸- برگزاری کارگاه های آموزشی با محوریت خلاقیت و فناوری اطلاعات

۹- انجام سایر دستورات محوله