اطلاعیه شماره هشت :
شرح وظایف و ساختار اداری مرحله چهارم گفتمان
شرح وظایف و ساختار اداری مرحله چهارم گفتمان راهبردی نقش جوانان در توسعه پایدار شهری به شرح ذیل می باشد: قائم مقام ۱- حق امضای کلیه مکاتبات داخلی به غیر از قراردادهای مالی و حکم های مسئولیت ۲ – با تأیید دبیر اجرایی حق عزل مدیران کمیته ها را دارد ۳ – دبیر جلسات شورای […]
شرح وظایف و ساختار اداری مرحله چهارم گفتمان راهبردی نقش جوانان در توسعه پایدار شهری به شرح ذیل می باشد:
- قائم مقام
۱- حق امضای کلیه مکاتبات داخلی به غیر از قراردادهای مالی و حکم های مسئولیت
۲ – با تأیید دبیر اجرایی حق عزل مدیران کمیته ها را دارد
۳ – دبیر جلسات شورای معاونین و مدیران می باشد
۴ – در غیاب دبیر اجرایی مسئول برگزاری برنامه ها و جلسات می باشد
۵ – حق صدور دستورات لازم را نسبت به تمامی معاونین و مدیران کمیته ها را دارد
۶ -حق حضور و مشارکت در تمامی جلسات حوزه اجرایی را دارد
۷ -حق پیشنهاد افراد متخصص و متعهد را جهت انتصاب بعنوان معاون یا مدیر کمیته دارد
۸ – قائم مقام مسئول ایجاد هماهنگی کلی در تمامی کمیته ها و معاونت ها می باشد
۹- انجام سایر دستورات محوله
- مشاور و رئیس دفتر دبیراجرایی
۱- ارائه پیشنهاد و راهکار در زمینه های مختلف مدیریت حوزه اجرایی
۲- ایجاد هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی و خارجی
۳- دعوت از مدعوین جهت شرکت در جلسات و برنامه ها
۴- مسئول هماهنگی ملاقات های فردی و گروهی با دبیراجرایی
۵- مسئول ثبت کلیه مکاتبات وارده مربوط به دبیراجرایی
۶- ارائه دستور کار جلسات شورای معاونین و مدیران حوزه اجرایی
۷- پیگیری امورات مربوط به دبیراجرایی از طریق همکاری و تعامل با معاونت ها و کمیته های داخلی و سایر دستگاه های استانی و کشوری
۸- انجام سایر دستورات محوله
- معاونت اداری ، مالی
۱- سیاستگذاری جهت صدور کارت شناسایی ویژه اعضای حوزه اجرایی
۲ –سیاستگذاری و بستر سازی و ارائه خدمات رفاهی و تفریحی ویژه تمامی اعضاء
۳ -ثبت و بایگانی صورتجلسات ، لیست های حضور و غیاب و کلیه مکاتبات
۴ – سیاستگذاری و برنامه ریزی در خصوص اجرای برنامه های جنبی
۵- ارائه گزارش مالی بصورت ماهانه به معاونت نظارت
۶ -ثبت تمامی فاکتورها مالی
۷ -جذب منابع و سرمایه پذیری بصورت مادی و معنوی
۸ – تعیین و تأمین بودجه و برنامه ریزی مالی
۹ -آماده سازی قراردادهای مالی و اسپانسر ها
۱۰ – جذب حامیان مادی و معنوی
۱۱- همکاری جدی با ذی حساب در خصوص کلیه تبادلات مالی و اقتصادی
۱۲- انجام سایر دستورات محوله
- معاونت نظارت و ارزیابی عملکرد
۱ -سیاستگذاری و نظارت بر دو شیوه انفرادی و گروهی
۲ -سیاستگذاری و نظارت بر طرح شاخص های ارزیابی عملکرد کمیته ها
۳- حق حضور در تمامی جلسات حوزه اجرایی را دارد
۴ – ارائه گزارش مکتوب تخلفات و… به شخص دبیر اجرایی
۵ – ارزیابی عملکرد گروهی و انفرادی در ۶ ماهه اول و دوم سال و اعلام نتایج برترین ها
۶- انتصاب و معرفی ذی حساب دبیرخانه و نظارت بر عملکرد نامبرده
۷ – انجام سایر دستورات محوله
– معاونت تحقیقات و برنامه ریزی
۱ -تحقیق در زمینه های توسعه پایدار و نیازهای دارای اولویت دبیرخانه
۲- شناسایی و سیاستگذاری نقاط قوت و ضعف تمامی جلسات و برنامه های حوزه اجرایی
۳- سیاستگذاری و ارائه راهکار در خصوص رفع مشکلات و موانع
۴- همکاری جدی با حوزه علمی و کمیسیون ها
۵- سیاستگذاری و برنامه ریزی جهت شناسایی استعدادها و جلب مشارکت جوانان
۶- ارائه آمار کارشناسی در خصوص پیشبرد طرح های مصوب در حوزه اجرایی
۷- سیاستگذاری و برنامه ریزی در خصوص رفع نواقص تمامی طرح ها و برنامه های حوزه اجرایی
۸- انجام سایر دستورات محوله
- کمیته ارتباطات و امور رسانه‌ای
۱ -پوشش خبری تمامی جلسات و برنامه های داخلی و خارجی دبیرخانه
۲ -پوشش رسانه ای تمامی جلسات و برنامه های داخلی و خارجی دبیرخانه
۳ -راه اندازی و فعال سازی شبکه های مجازی و کمپین ها
۴ – اطلاع رسانی عمومی برنامه ها و فرخوان ها
۵ – ساماندهی سایت و اپلیکیشن
۶ -ساخت مستند و کلیپ های تصویری
۷ -ایجاد ستاد خبری ویژه چهارمین گفتمان
۸ – برگزاری نشست خبری با حضور اصحاب رسانه
۹ -عدم انتشار هرگونه عکس، خبر، فیلم و محتوا
۱۰ -بهره برداری از سامانه پیامکی
۱۱ – طراحی کلیه پوسترهای تصویری و گرافیکی
۱۲ -چاپ
۱۳ – اینفوگرافی
۱۴ – ایجاد آرشیو منظم
۱۵- انجام سایر دستورات محوله
- کمیته تشریفات و تدارکات
۱ – میزبانی و تشریفات از مسئولین ویژه
۲- تشریفات برنامه‌های مهم دبیرخانه
۳ – نظم دهی بر کلیه جلسات و برنامه های دبیرخانه
۴ – تهیه پذیرایی و ملزومات کلیه جلسات و برنامه های دبیرخانه
۵ -آماده سازی لیست و برچسب کد اموال
۶ -طراحی صحنه و دکور
۷ -بررسی نیازها و رفع اقلام کمیته ها
۸ – همکاری و ارائه لیست اقلام کل دبیرخانه در معاونت اداری،مالی
۶- انجام سایر دستورات محوله
- کمیته خلاقیت و توامندسازی
- توجه به فرآیند خلاقیت اعم از: حقیقت یابی، پالایش، تجزیه و تحلیل، ایده یابی، راه حل یابی، دریافت بازخوردها در برگزاری تمامی برنامه های اصلی و جنبی دبیرخانه
- لزوم خلاقیت و نوآوری در تمامی برنامه های مربوط به دبیرخانه بویژه مراسم اختتامیه
- مطالعات و پژوهش در حوزه خلاقیت و ارائه نتایج به معاونت ها و کمیته های حوزه اجرایی
- توجه جدی به ایده پردازی در زمینه های مختلف
- برگزاری دوره های توامندسازی و کارگاه های آموزشی ویژه تمامی اعضای دبیرخانه و عموم مردم
- صدور گواهینامه های آموزشی و تنظیم تقویم آموزشی
- صدور شناسنامه آموزشی ویژه تمامی اعضای دبیرخانه
- انجام سایر دستورات محوله
- نکته مهم
- حوزه اختیارات معاونت ها و کمیته های حوزه اجرایی به مسئولین مربوطه ابلاغ خواهد شد.
